Weihnachtsmailing: Was Sie datenschutzrechtlich beachten sollten

Weihnachtsgrüße und Datenschutz – das scheint auf den ersten Blick nicht viel gemein zu haben. Und doch fragen sich Unternehmen, ob sie Kunden und Geschäftspartner per Post oder per E-Mail frohe Weihnachten wünschen dürfen. Die Verunsicherung ist groß: Darf ich seit der EU-Datenschutz-Grundverordnung ein personalisiertes Weihnachtsmailing versenden?

Ist der Versand von geschäftlichen Weihnachtsgrüßen strafbar?

Wir befinden uns im ersten Jahr mit der DSGVO – noch bewegen wir uns auf neuem Terrain. Konkrete Entscheidungen bezüglich diesjähriger Weihnachtsgrüße und Datenschutz existieren noch nicht. Klar ist bereits, dass Weihnachtsgrüße per Post weniger strengen Regeln unterliegen als Grüße per E-Mail.

Beim Versand der Weihnachts-E-Mail werden die Mail-Adressen der Empfänger preisgegeben. Dies lässt sich mit dem Nutzen des Feldes “bcc” vermeiden. In vielen Fällen werden bei E-Mail-Weihnachtswünschen Einwilligungen der betroffenen Person fällig – weniger aus datenschutzrechtlichen Gründen, sondern aus lauterkeitsrechtlichen (s. § 7 Abs. 3 UWG). Um sicherzugehen, werden solche Weihnachtsgrüße per E-Mail idealerweise nur an Bestandskunden gesendet.

Problematisch an Weihnachtskarten und -geschenken kann die Datenweitergabe an Dritte werden, beispielsweise wenn Druckereien oder andere Dienstleister involviert sind. Wird bei Dritten die Verwendung personenbezogener Daten notwendig, muss mittels Vertrag sichergestellt werden, dass sich diese Dritten ans Datenschutzrecht halten. Die Druckereien haben vielfach bereits auf die DSGVO reagiert und Verträge entsprechend angepasst.

Kann man nur noch die klassische Weihnachtskarte versenden oder gibt es andere Möglichkeiten?

Kann man sich auf “überwiegende berechtigte Interessen” berufen?

Unter Umständen können Sie sich bei Ihrem Weihnachtsmailing auf das “berechtigte Interesse im Sinne der DSGVO” berufen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie in Ihrer Weihnachtskarte eigene Produkte oder Dienstleistungen bewerben und sie an Kunden richten, mit denen Sie eine aufrechte Geschäftsbeziehung pflegen. Die Werbung lässt sich dezent verpacken: “Sind Sie bereits auf unser neues Produkt aufmerksam geworden?” oder “Auf alle Dienstleistungen erhalten Sie 10 %” sind denkbare Möglichkeiten.

Besteht dieses berechtigte Interesse, ist keine Einwilligung der betroffenen Person notwendig. Mit “aufrechter Geschäftsbeziehung” ist gemeint, dass Sie in den letzten eins, zwei Jahren in geschäftlicher Beziehung standen. Jedoch dürfen auch Interessenten, mit denen Sie in den letzten ein bis zwei Jahren zu tun hatten, mit adressierter Weihnachtspost beschenkt werden.

Möchten Sie in Ihrem Weihnachtsmailing keine Werbung verpacken, können Sie diese dennoch an Kunden und Interessenten schicken, zu denen Sie in den letzten eins, zwei Jahren keine Geschäftsbeziehung hatten. Sind die Empfänger-Daten schon älter als fünf Jahre, sollten Sie darauf verzichten, sie zu verwenden.

Zusammenfassend bedeutet dies: Ihre Bestandskunden dürfen auch mit der DSGVO damit rechnen, Weihnachtspost von Ihnen zu erhalten. Genauso wird mit Personen umgegangen, die zwar nicht Kunde sind, ihre Adresse jedoch dem Unternehmen mitgeteilt haben. Das kann auch ein Visitenkartenaustausch auf einer Messe gewesen sein.

Weihnachtsgrüße & Datenschutz: Wie Sie bei geschäftlichen Grüßen sichergehen

Es gibt einige Tipps, mit denen Sie Weihnachtsgrüße dem Datenschutz entsprechend versenden können. Zugegeben: Einige von ihnen muten seltsam an. Halten Sie sich an die folgenden Punkte, können Sie Ihren Kunden und Interessenten jedoch sicher frohe Weihnachten wünschen:

• Einwilligungen: Es mag wie die einfachste Lösung aussehen, sich einfach die Einwilligung zum Versand von Weihnachtspost zu holen. Dem ist jedoch nicht so, denn die Anforderungen an die Gültigkeit einer Einwilligung sind sehr hoch.
• Widerspruchsrecht: Unabhängig davon, ob Sie sich lieber eine Einwilligung einholen oder Ihr berechtigtes Interesse geltend machen: Der Empfänger Ihrer Weihnachtsmailings muss auf sein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO hingewiesen werden.
• Betroffenenrechte: Beachten Sie auch die Betroffenenrechte nach DSGVO! Hat ein potenzieller Empfänger Ihrer Weihnachtspost der Nutzung seiner Daten bereits widersprochen, dürfen Sie der betroffenen Person keine Weihnachtsgrüße zukommen lassen.
• Einwilligung bei elektronischem Versand: Möchten Sie auf die klassische Weihnachtskarte verzichten und Ihre Weihnachtsgrüße per E-Mail, Social Media oder Instant Messaging versenden, benötigen Sie aus lauterkeitsrechtlichen Gründen die Einwilligung des Empfängers.
• Einbeziehung Dritter: Lassen Sie Ihre Weihnachtskarten beispielsweise in der Druckerei drucken, stellen Sie sicher, dass die Druckerei ihre Informationen sowie Verträge bereits DSGVO-konform angepasst hat.
• Double-Opt-In bei Weihnachtsgrüßen per Mail: Möchten Sie per E-Mail Weihnachtsgrüße an Neukunden versenden, wenden Sie die sogenannte Double-Opt-In-Methode an. Die Einwilligung erfolgt dabei in zwei Schritten: Zunächst klickt der Interessent eine Checkbox an, die keinesfalls schon vorausgefüllt sein darf. Der Betroffene erhält im Anschluss eine E-Mail mit einem Link. Wird dieser angeklickt, bestätigt der Empfänger sein Interesse. Geben Sie in Ihren Weihnachtsgrüßen unbedingt die Möglichkeit des Widerspruchs. Das Einverständnis des Betroffenen muss unmissverständlich sein und freiwillig abgegeben werden.

Wegen DSGVO: Verzichten Sie auf das geschäftliche Weihnachtsmailing?

Auch wir, die Datenschutz-Experten der PSW Consulting, können nicht verleugnen, dass die Bestimmungen zum Teil lächerlich anmuten. Eine Widerspruchsbelehrung bei einem Weihnachtsmailing? Macht man sich so beim Empfänger nicht lächerlich?

Nun ja, es führt kein Weg an der DSGVO vorbei – auch nicht zu Weihnachten. Wie gehen Sie ab diesem Jahr mit der Thematik um: Versenden Sie Ihr Weihnachtsmailing wie gehabt? Passen Sie Ihre geschäftliche Weihnachtspost entsprechend an und setzen Sie somit auf 100 % Sicherheit? Oder verzichten Sie ab diesem Jahr sogar auf die Weihnachtspost für Ihre Kunden? Diskutieren Sie mit uns – in den Kommentaren.