Pandemie
Corona: Digitalisiertes Arbeiten nach der Pandemie

Corona: Digitalisiertes Arbeiten nach der Pandemie

Die Corona-Krise zwingt Unternehmen zum digitalen Wandel: Home-Office und Videokonferenzen ersetzen die Dienstreise, mit Kunden sowie Partnern wird digital kommuniziert. Das führt dazu, dass neue Tools und Dienste aus dem Boden sprießen. Und die werden gerne angenommen: Tools für Web-Videokonferenzen, Messenger oder andere Software, die die Teamarbeit fördert, erfahren eine nie dagewesene Nachfrage. Da kommt man nicht umhin, sich zu fragen: Wird hier gerade ein neuer Trend eingeläutet? Wie wird sich die Arbeitswelt nach der Pandemie entwickeln?

Arbeiten wird flexibler

Anbieter von Teamarbeitslösungen profitieren vom Boom des Home-Offices. Der Kommunikationsdienst Slack erklärt etwa in seinem Blog, dass Menschen jetzt Möglichkeiten erleben würden, „die sie später weiter haben wollen.“ Ins selbe Horn bläst Microsofts Deutschlandchefin Sabine Bendiek, wenn sie von einem kollektiven Lernprozess spricht, der die Arbeitswelt verändere: „Ich gehe davon aus, dass diese Veränderungen anhalten werden. Flexibles Arbeiten von zuhause wird zunehmend so alltäglich wie die Nutzung von Smartphone und Laptop.“

Slack, Microsoft Teams und weitere so gelagerte Tools erlauben es Nutzern, zu zweit oder in größeren Gruppen zu chatten, in bestimmten Themen oder Projekten zusammenzuarbeiten, Dateien untereinander zu teilen oder per Videochat zu konferieren. Jüngst hat auch WhatsApp bekanntgegeben, den Videochat nun mit bis zu acht Teilnehmern zuzulassen. Aus Datenschutzsicht empfehlen wir jedoch nicht den Unternehmenseinsatz.

Die Zahlen, die Slack-Chef und Mitbegründer Stewart Butterfield jüngst verkündet hat, sprechen eine deutliche Sprache: Nur zwischen Mitte bis Ende März 2020 sei die Anzahl der gleichzeitig aktiven Nutzer von 10,5 auf 12,5 Millionen angestiegen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sei ein vergleichbarer Zuwachs zu verzeichnen, wie Oliver Blüher, seines Zeichens Deutschlandchef bei Slack, gegenüber der dpa äußerte: „Wir sind mit der Geschäftsentwicklung mehr als zufrieden“.

Sabine Bendiek kann ähnliche Zuwächse auch für Microsoft Teams bestätigen: „Das Interesse an Teams ist derzeit riesig – sowohl bei Unternehmen und Organisationen als auch in Bildungseinrichtungen und im privaten Umfeld. Die Geschwindigkeit, mit der Menschen Video-Calls, virtuelle Meetings oder Screen-Sharing kreativ nutzen, ist beeindruckend.“

Die „neue Normalität“ bringt auch Herausforderungen mit sich

Die Politik spricht derzeit in Hinblick auf die Gesamtentwicklung der Pandemie von einer „neuen Normalität“. Bezüglich des Einsatzes von im Home-Office sinnvollen Tools könnte der Begriff auch auf die Arbeitswelt erweitert werden: Die Pandemie hat die Arbeit verändert. Es gibt zweifelsfrei sehr viele positive Entwicklungen. Es gibt jedoch auch Herausforderungen, für die es gilt, Klarheit zu schaffen:

Netzabdeckung & Technik: Nicht immer verfügbar

Eines der wohl größten Probleme ist die teilweise fehlende Netzabdeckung. Nach wie vor haben wir hierzulande weiße Löcher: Gebiete, in denen das Internet einfach immer noch nicht angekommen ist. Ein Blick in andere Länder ist hier sehr spannend: Dreiviertel aller Haushalte in Japan und Südkorea sind dank Glasfaser mit superschnellem Internet versorgt. Hierzulande hinken wir mit etwas über zwei Prozent deutlich hinterher. International gehört die Bundesrepublik, wie eine Studie der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zeigte, zu den Schlusslichtern.

Hinzu kommt die Frage nach der technischen Ausstattung: Um größere Datenmengen zu verarbeiten, braucht es einen Rechner mit entsprechender Ausstattung. Hier sind jedoch keineswegs die Mitarbeiter gefragt. Im Home-Office gelten dieselben Anforderungen von Arbeitsschutzgesetz und Bildschirmarbeitsverordnung. Der Arbeitgeber muss also für
• geeignete Arbeitsmittel,
• einen ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz,
• sichere Arbeitsbedingungen sowie
• für die arbeitsmedizinische Vorsorge

sorgen. Zwar existiert kein Gesetz, welches besagt, der Arbeitgeber müsse die Arbeitsplatzausstattung zahlen. Jedoch verpflichten ihn im Grunde die Arbeitsschutzvorschriften dazu: Arbeitsschutz im Sinne des Gesetzes ist nur möglich, wenn dem Arbeitnehmer auch entsprechende Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden. Neben Büromöbeln gehören dazu technische Mittel wie Rechner, Drucker und weitere Kommunikationstechnik. Tatsächlich muss der Arbeitgeber gemäß § 670 BGB auch für die Betriebskosten, die im Home-Office entstehen, aufkommen – immer unter der Bedingung, dass diese Ausgaben fürs Ausführen der Arbeit erforderlich sind.

Aus dieser Arbeitsplatzausstattung ergibt sich in der aktuellen Lage sozusagen ein Bestandsproblem: Etliche Unternehmen, staatliche Institutionen wie Schulen oder auch Vereine und Verbände haben es leider verpasst, ihre Mitarbeiter mit sicheren Geräten auszustatten. Jetzt, wo die Mitarbeiter im Home-Office sind, setzen sie auf eigene Geräte (BYOD – „Bring Your Own Device“) – ein Umstand, der unter Aspekten von IT-Sicherheit und Datenschutz als gefährlich zu bewerten ist. Doch nicht nur dieser Sicherheitsmangel auf Hardwareseite ist gefährlich.

Datenschutz & IT-Sicherheit: Ahnungslos im Home-Office?

Für viele Unternehmen und Institutionen hat die Corona-Pandemie erstmalig dazu geführt, die Belegschaft ins Home-Office zu bitten. Entsprechend schlecht sind die Mitarbeiter selbst darauf vorbereitet. Völlig unbedarft nutzen sie den eigenen Rechner, auf dem sich private mit geschäftlichen Daten mischen, kommunizieren unverschlüsselt sensible Informationen an Kunden und/oder Geschäftspartner oder packen den Vertrag für den Kunden mal eben unverschlüsselt in die Dropbox. Schulungen oder zumindest Beratungen bezüglich Datenschutz und IT-Sicherheit hat das Gros der nun im Home-Office auf sich allein gestellten Mitarbeiter nie erhalten. Verpflichtet, sich an die Datenschutzvorschriften zu halten, sind sie dennoch.

Dass das nicht gutgehen kann, versteht sich von selbst. Erst, wenn sich Mitarbeiter selbst als wesentlichen Bestandteil der gesamten IT-Sicherheitsstrategie des Unternehmens begreifen, lassen sich Gefahren effizient abwenden. Schulungen zum Schaffen eines Sicherheitsbewusstseins, sogenannter „Awareness“, sind jetzt und in Zukunft unabdingbar. Vor allem, wenn wir davon ausgehen, dass die zahlreichen Vorteile, die diese neue Arbeitswelt mit sich bringt, auch in Zukunft genutzt werden wollen.

Die Zukunft arbeitet digital

Digitalisierung ist zwar ein Buzzword unserer Zeit, jedoch hat sie ihre Ursprünge schon in den 70er Jahren. Seither meint dieser Begriff das Umwandeln analoger Werte in digitale Formate. Es ist anzunehmen, dass die Corona-Pandemie – so viel Schreckliches sie auch mit sich brachte und immer noch bringt – hier ein entscheidender Auslöser wird: Corona wird die Arbeitswelt dauerhaft verändern. Die Pandemie schafft in verschiedenen Feldern neue Möglichkeiten – sehen wir uns das an zwei Beispielen an:

E-Learning: digitale Fortbildungen

Bildungsanbieter haben sich neue Formen der Wissensvermittlung überlegt – sowohl staatliche Institutionen wie Schulen und Universitäten als auch private Bildungsanbieter wie wir. Ähnliches erleben wir selbst gerade erstmals: Unsere Trainings haben wir in virtuelle Schulungsräume verlegt. Ob Datenschutz, Informationssicherheit oder Mitarbeitersensibilisierung: Die Anfragen sind enorm und ähnliches vernehmen wir von weiteren Schulungsanbietern.

Auch Bibliotheken mussten sich etwas einfallen lassen: Sie sind ebenfalls der Corona-Pandemie zum Opfer gefallen und haben sich nun breiter online aufgestellt. Bibliotheksportal.de erlaubt einen Blick auf unterschiedliche Angebote verschiedener Büchereien. Neue Services werden gesondert vorgestellt, dazu gehören etwa:
• kostenfreie Digitalabos,
• die Vereinfachung der digitalen Neuanmeldung,
• telefonische Bestell-Services sowie das Zusammenstellen individueller Interessen-Pakete,
• Bücherregale in Außenbereichen der Büchereien,
• Bücherlieferdienste,
• Webinare sowie E-Tutorials oder
• virtuelle Lesungen & Mitmachaktionen.

Digitales Lernen macht Schule

In zahlreichen Schulen sucht man Auswege: Man möchte das Klassenzimmer quasi virtuell werden lassen und die Unterrichtsstunden am Notebook stattfinden lassen – im Tausch gegen Tafel und Kreide. Kein Wunder, dass beispielsweise die 2008 gegründete Idee Sofatutor.de jetzt einen Boom erlebt.

Während sich Unternehmen der Privatwirtschaft noch verhältnismäßig leicht mit den neuen Anforderungen tun, haben es Schulen wesentlich schwerer: Es wurde hierzulande schlicht verschlafen, ins E-Learning einzusteigen. Dementsprechend unvorbereitet wurden Schulen deutschlandweit von der Corona-Krise getroffen. Lehrer versuchen, an die E-Mail-Adressen ihrer Klassen heranzukommen, um Aufgaben versenden zu können. In Bayern existiert immerhin die landesweite Online-Plattform Mebis. Diese ächzte aber zunächst angesichts der hohen Nachfrage und war dann Opfer eines Angriffs durch Cyberkriminelle. Eine Infrastruktur, die den flächendeckenden Ersatz geschlossener Schulen abfangen könnte, existiert nicht.

Die Situation in Universitäten und Hochschulen ist nicht weniger dramatisch. In Niedersachsen haben sich nun 20 Einrichtungen zusammengetan, um Lehrveranstaltungen online anbieten zu können. Man betrachte das Dilemma auch aus Sicht der Studierenden: Wer BAföG beantragt hat, muss auch Studienleistungen nachweisen können. Deshalb können die Semester nicht einfach ausfallen. Man bedenke auch, dass Hochschulen und Unis Labore unterhalten, die aufrechterhalten werden müssen. Niedersachsens Hochschulen haben Lehrmaterialien in Datenbanken gepackt, die von den Studierenden abrufbar sind. Prüfungen könnten via Skype abgehalten werden. Chat- und digitale Konferenzräume sollen das Miteinander zwischen Dozenten und Studierenden regeln. Studierende und Lehrende sollen mit Anleitungen, Hotlines sowie Anlaufstellen in ihrem digitalen Leben tatkräftig unterstützt werden.

Team-Plattformanbieter: Tools zum Arbeiten

Zwei Tools haben wir eingangs bereits konkret benannt: Slack und Microsoft Teams. Slack ist eine Art Messenger, der alles mitbringt, was digitales Zusammenarbeiten braucht – einschließlich der Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten. Erweiterungen erlauben es, die Funktionalitäten individuell zu erweitern und auf den eigenen Bedarf zuzuschneiden. Slack ist verpflichtet, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu achten, und klärt darüber umfassend auf der hauseigenen Website auf.

Microsoft Teams ist der direkte und wohl größte Konkurrent, mit dem Slack umgehen muss. Praktisch an Microsoft Teams ist, dass der Messenger Teil des Office 365-Pakets („Microsoft 365“) ist, welches ohnehin vielfach genutzt wird. Durch diese Anbindung an Microsofts Office-Paket ist auch das Integrieren anderer Office-Dienste, etwa Outlook oder Word, sehr einfach. Audio-Anrufe und Videocalls kann der Messenger. Auch Microsoft stellt weiterführende Informationen rund um die DSGVO auf seiner Website bereit.

Apropos Microsoft: Skype gehört ebenfalls zu den beliebtesten Tools und zu denen, die einen Boom in der Corona-Krise erleben. Skype bietet einen riesigen Funktionsumfang: Onlinebesprechungen, ohne dass sich Gesprächspartner registrieren oder etwas downloaden müssen, Gespräche ins Festnetz und in Mobilfunknetze aller Welt sind möglich, per Mobilgerät klappt die Bildschirmübertragung, Anrufe können auch aufgezeichnet werden.

Microsoft ist Privacy-Shield-registriert – das bedeutet aufs Wesentliche heruntergebrochen: registrierte Anbieter erlauben einen gleichwertigen EU-Datenschutz, auch wenn es US-Anbieter sind. Somit können Skype for business (und nur die Business-Variante!) sowie Microsoft Teams datenschutzkonform verwendet werden.

Zoom: Aufstieg und Untergang über Nacht

Zoom gehört zu den Tools, die einen echten Boom inmitten von Corona erlebt haben – doch der Fall kam direkt danach: Dieser Fall ging so tief, dass das US-amerikanische FBI davon abrät, den Dienst zu verwenden. Was war passiert? Der Dienst hatte auf seiner Website mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Calls und Meetings geworben. Die Realität jedoch sah anders aus: The Intercept berichtete, dass Zoom auf Anfrage verlautbaren ließ, diese Verschlüsselung sei derzeit gar nicht möglich. Der Dienst nutze eine Transport-, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet, dass Zoom – anders als beworben – sehr wohl vollen Zugriff auf sämtliche übertragenen Daten hat, darunter auch Video und Audio-Feeds. Im entsprechenden Security-Datenblatt war des Rätsels Lösung zu finden: Die Vollverschlüsselung besteht ausschließlich für den Textchat im Meeting. Audio- und Video-Feeds jedoch werden ausschließlich transportverschlüsselt.

Hinzu kommt die nicht weniger erschreckende Tatsache, dass Zoom mal eben ein paar Skripte und Tricks genutzt hat, um schnell für User, die unter macOS arbeiten, zugänglich zu sein. Man benötigt lediglich den Zugangslink, eventuell noch ein Passwort und wenige Klicks später läuft Zoom. Das dürfte gar nicht sein – so einfach ist es nicht, Drittanbieter-Software unter macOS zum Laufen zu bringen. Für Systemadministratoren genügte ein Klick auf die Zoom-Datei zum Ausführen. Die App gibt es einfach als macOS-System aus. Gibt der User Benutzername und Passwort ein, erteilt man Zoom Root-Rechte. Eigentlich ist das dasselbe Vorgehen, was Malware nutzt, um sich auf Systeme zu schleichen. Dass sich ein solch zwielichtiges Vorgehen auch für bösartige Zwecke ausnutzen lässt, zeigen Sicherheitsforscher, wie TechCrunch berichtete. Hat ein Angreifer physischen Zugang zum Mac, kann er sich Root-Zugriff erschleichen, ohne Administrator zu sein. Tiefe Eingriffe ins System wären so möglich.

Auch ließe sich über Zooms Machenschaften Schadcode einschleusen, sodass Webcam- und Mikrofon-Zugriff, aber auch der Mitschnitt von Audios und Videos unbemerkt möglich wäre. Zoom stand weiter in der Kritik, Nutzerdaten an Facebook übermittelt zu haben. Zoom kündigte mit dem Update auf die Version 5.0 ein deutliches Plus an Sicherheit an.

Roonect: Kommunikationstool aus Hamburg

Die Studio Funk GmbH & Co. KG aus Hamburg hat mit roonect schon vor einigen Jahren, nämlich in 2016, eine Möglichkeit zur Realtime-Kommunikation über den Browser geschaffen. In Deutschland entwickelt, werden alle Vorgaben zur DSGVO eingehalten. Roonect entwickelt sich weiter in Richtung Kollaborationstool: Auch Videochats sind geplant. Aktuell wird roonect insbesondere von Sprechern, Podcastern, Textern, Beratern und von Tonstudios genutzt, die Gesprächsqualität ist entsprechend hoch. Die Einrichtung ist für den Gesprächspartner genauso einfach wie es Zoom geplant hatte: Man erhält einen Einladungslink, öffnet ihn und ist im Gespräch. Da dieses Gespräch jedoch über den Browser ohne separate Tools abläuft, ist tatsächlich keine Installation vonnöten, einzig die des Browsers Chrome oder Microsoft Edge, mit dem roonect arbeitet.

Projekte im Blick: Asana, Jira und Trello

Auch Projektmanagementtools boomen in der Corona-Pandemie. Darunter vor allem Asana, Jira sowie Trello.

Asana erlaubt es, Projekte von Anfang bis Ende zu verwalten: Projekte einschließlich Events, Meetings, Aufgaben, andere Vorhaben können als Listen oder als Kanban-Boards erstellt und mit anderen geteilt werden. Aufgaben können Personen zugewiesen werden und benutzerdefinierte Felder erlauben individuelle Anpassungen an den eigenen Bedarf.

Jira nennt sich selbst „Die Nr. 1 unter den Entwicklungstools für agile Teams“, womit klar ist, welche Richtung dieses Tool einschlägt: Softwareteams erhalten die Möglichkeit, mit allen beteiligten Mitgliedern zu planen, die Weiterentwicklung zu verfolgen und die Software bestenfalls releasen zu lassen.

Auch Trello ist ein Kollaborationstool: Über Listen und Boards oder Karten können Teams innerhalb ihrer Projekte zusammenarbeiten. Automatisierungen, die aufs gesamte Team angewendet werden können, sollen den Workflow vereinfachen. Trellos Macher verstehen das Tool für privat und Beruf: Von der Einkaufsliste bis zur Projektplanung soll alles möglich sein.

Dropbox: Dateien einfach teilen

Dropbox hat sich zu einem der führenden Cloud-Anbieter etabliert. Man sollte jedoch wissen, dass Dropbox wieder ein US-Unternehmen ist. Daten, die Sie in der Dropbox ablegen, landen auf US-Servern. Das mag bei Fotos, die man mit der Familie teilen möchte, vielleicht noch in Ordnung sein. Der Vertrag über ein gemeinsames Projekt mit Ihrem Neukunden gehört jedoch keinesfalls dorthin. Dropbox hat in einem Leitfaden zur gemeinsamen Verantwortung (PDF) dargelegt, wie Dropbox mit seinen Kunden Datenschutz gewährleisten kann und welche Verpflichtungen auf den Kunden entfallen. Mit ergänzenden Tools wie Boxcryptor oder Cryptomator können Sie sowohl Daten in Dropbox und Box.de als auch bei anderen Cloud-Anbietern sicher verschlüsseln.

Fazit: Die Pandemie verändert die Arbeitswelt nachhaltig

Sie sehen: Die Folgen der Corona-Krise sind gigantisch – auch und gerade in der Arbeitswelt. Die Digitalisierung wird nun voranschreiten müssen: Überall, wo es möglich ist, wird vom Home-Office gearbeitet, wodurch Team-Plattformanbieter einen gigantischen Aufschwung erleben. Wir sind überzeugt: Diese Pandemie verändert die Arbeitswelt nachhaltig.

Wie erleben Sie die Corona-Krise bezüglich Ihrer Arbeit: Nutzen Sie Tools, die Sie vorher nie verwendet haben? Haben Sie Ergänzungen für unsere Leserinnen und Leser – möchten Sie uns Ihr Lieblingstool vorstellen? Sind Sie erstmalig im Home-Office oder befürwortet Ihre Organisation diese Arbeitsform schon länger? Kommen Sie mit uns ins Gespräch – wir freuen uns über Ihre Kommentare!

Wir helfen bei der Erstellung Ihrer Home-Office-Richtlinie

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung einer maßgeschneiderten Home-Office-Richtlinie, um den Datenschutzanforderungen bei der Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Home-Office gerecht zu werden.

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