Die Informationspflichten seitens Unternehmen sind seit Bestehen der DSGVO deutlich strenger geworden. Auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wirkt sich dies aus. Unseren heutigen Ratgeber m\u00f6chten wir daf\u00fcr nutzen, Sie \u00fcber die Aufbewahrungsfristen und der damit verbundenen L\u00f6schpflicht aufzukl\u00e4ren.<\/p>\n
Wir alle versuchen, Papier und M\u00fcll einzusparen \u2013 doch nicht jede Quittung darf in den Papierkorb. Es gilt, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu wahren. Wozu eigentlich? Klar: Wenn die Unterlagen aufbewahrt werden, kann man im Bedarfsfall auf diese zur\u00fcckgreifen. Der h\u00e4ufigste Grund, das zu tun, sind Betriebspr\u00fcfungen in Unternehmen, die Unterlagen zu abgeschlossenen Gesch\u00e4ften dringend aufbewahren sollten.<\/p>\n
Auch kann es, etwa in Produktionsbetrieben, um die Gew\u00e4hrleistungspflicht gehen: Im Rahmen der Produkthaftung kann es notwendig werden, auf alte Gesch\u00e4ftsunterlagen zuzugreifen. Dritte k\u00f6nnen innerhalb laufender Verj\u00e4hrungsfristen rechtswirksame Anspr\u00fcche stellen. Nur bei vorhandenen Unterlagen gelingt es, beweiskr\u00e4ftig vorzugehen. Gerichte k\u00f6nnen dar\u00fcber hinaus in Rechtsstreitigkeiten entweder auf Antrag oder aber von Amts wegen das Vorlegen von Dokumenten fordern. Bei Verm\u00f6gensauseinandersetzungen wie Erbschafts- oder Gesellschaftsteilungssachen k\u00f6nnen solche Dokumente erforderlich werden.<\/p>\n
Unter der Aufbewahrungspflicht selbst versteht der Gesetzgeber die Rechtspflicht, bestimmte Unterlagen f\u00fcr handels- oder steuerrechtliche Zwecke sortiert aufzubewahren, sodass bedarfsweise auf sie zur\u00fcckgegriffen werden kann. F\u00fcr Deutschland finden sich die gesetzlichen Grundlagen f\u00fcr die Aufbewahrungsfristen in \u00a7 14b UStG<\/a>, \u00a7 147 AO<\/a> sowie \u00a7 257 HGB<\/a>. Aus \u00a7 14 Art. 13 DSGVO<\/a> ergibt sich eine weitere Gesetzesgrundlage: In der Datenschutzerkl\u00e4rung eines Unternehmens auf seiner Website m\u00fcssen die Aufbewahrungspflichten \u00fcber die erhobenen und verarbeiteten Nutzerdaten nebst Rechtsgrundlage genannt werden.<\/p>\n Schriftst\u00fccke und Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfristen sollten idealerweise wie folgt behandelt werden:<\/p>\n Gewerbetreibende sowie Privatpersonen m\u00fcssen bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten. Welche das f\u00fcr welche Unterlagen sind, erfahren Sie im Folgenden.<\/p>\n Als Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchf\u00fchrungs- und Aufzeichnungspflicht sind die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr jeden relevant, der steuer- oder handelsrechtlich zum F\u00fchren von B\u00fcchern sowie Aufzeichnungen verpflichtet ist. Unterschieden werden Fristen von sechs und zehn Jahren. In \u00a7 147 AO sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen genannt:<\/p>\n Weiter sind in \u00a7 257 Abs. 1 HGB Unterlagen genannt, die jeder Kaufmann geordnet aufzubewahren hat:<\/p>\n Unter einem Handelsbrief versteht der Gesetzgeber jede Korrespondenz, die zum Vorbereiten, Durchf\u00fchren oder R\u00fcckg\u00e4ngigmachen eines Gesch\u00e4fts versendet und empfangen wurde. Darunter f\u00e4llt nicht nur konventionelle Briefpost, sondern auch E-Mails, Faxe und andere Korrespondenz.<\/p>\n Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Arbeits- oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Vernichten Sie diese Unterlagen zeitnah, sie m\u00fcssen weder dem Au\u00dfenpr\u00fcfer noch dem Steuerfahnder vorgelegt werden.<\/p>\n Die 10-j\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist gilt f\u00fcr die folgenden Unterlagen:<\/p>\n F\u00fcr alle anderen aufbewahrungspflichtigen Gesch\u00e4ftsunterlagen gilt die 6-j\u00e4hrige Aufbewahrungspflicht: Empfangene und versendete Gesch\u00e4fts- und Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die f\u00fcrs Besteuern relevant sind.<\/p>\n Auch Privatpersonen m\u00fcssen Aufbewahrungsfristen einhalten. Ein Leben lang aufbewahrt werden standesamtliche Urkunden wie Heirats- oder auch Sterbeurkunden, Schulzeugnisse, \u00e4rztliche Gutachten oder Belege \u00fcber Wohneigentum. Bis zur Rente werden Unterlagen aufbewahrt, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (Arbeitsvertr\u00e4ge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise etc.).<\/p>\n \u00dcber ihre Laufzeit hinweg werden Versicherungsunterlagen f\u00fcr s\u00e4mtliche vorhandenen Policen aufgehoben, ebenso Ihre Unterlagen zu Finanzen und Vorsorge. Nachweise f\u00fcr Ihre Hausratversicherung wie Belege von Ihren M\u00f6beln heben Sie f\u00fcr die gesamte Gebrauchsdauer auf. Bewahren Sie bitte Gerichtsurteile, Mahnbescheide oder Kreditunterlagen 30 Jahre lang auf. Solche Informationen m\u00fcssen \u00fcber diesen langen Zeitraum nachvollziehbar bleiben.<\/p>\n Weniger aufwendig werden die folgenden Aufbewahrungsfristen: Sechs Jahre heben Sie bitte Steuerbescheide sowie eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen auf, wenn die Summe positiver Eink\u00fcnfte 500.000 Euro pro Kalenderjahr \u00fcbersteigt. Vier Jahre heben Sie Ihre Bankunterlagen wie Kontoausz\u00fcge oder \u00dcberweisungstr\u00e4ger auf. Mietvertr\u00e4ge, Kautionsquittungen sowie \u00dcbergabeprotokolle von Wohnungen und H\u00e4usern sind drei Jahre aufzubewahren. Lagern Sie Kassenbelege zwei Jahre, wenn die Gew\u00e4hrleistungszeit ebenfalls zwei Jahre betr\u00e4gt. Handwerkerrechnungen bewahren Sie ebenfalls zwei Jahre lang auf, es sei denn, es geht um die Errichtung von Bauwerken: Dann heben Sie die Rechnungen bitte f\u00fcnf Jahre lang auf.<\/p>\n Die Aufbewahrungsfrist beginnt grunds\u00e4tzlich mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem das Dokument angefertigt wurde. Nehmen wir an, Sie haben den Jahresabschluss 2018 erst im M\u00e4rz 2019 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst am 01.01.2020 und dauert an bis zum 31.12.2029. Ihre Unterlagen d\u00fcrfen Sie erst am 01.01.2030 entsorgen \u2013 und zwar nur dann, wenn diese Unterlagen nicht mehr f\u00fcr steuerliche Zwecke relevant sind. Besprechen Sie sich gerne mit Ihrem Steuerberater.<\/p>\n Wichtig: Die Aufbewahrungsfristen von Vertr\u00e4gen berechnen sich anders! F\u00fcr Sozialversicherungs-, Miet- oder andere Vertr\u00e4ge beginnt die Aufbewahrungspflicht erst mit dem Ende der Vertragsdauer. Unter bestimmten Umst\u00e4nden k\u00f6nnen sich auch die oben erw\u00e4hnten Aufbewahrungsfristen verl\u00e4ngern: Etwa wenn die Unterlagen f\u00fcr das Kalkulieren der Steuern von Bedeutung sind und die sogenannte „Fristsetzungsfrist“ der Steuern gem\u00e4\u00df AO noch nicht abgelaufen ist.<\/p>\n Empfehlenswert ist es, mit Systemen zu arbeiten, die den Prozess des Aussortierens vereinfachen. Solche Systeme lassen sich f\u00fcr die digitale Form genauso erstellen wie in physischer Form. Sortieren Sie nur aus, wenn Sie sich sicher sind, dass die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Ziehen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater zurate.<\/p>\n Grunds\u00e4tzlich ist die digitale Form der Aufbewahrung gestattet \u2013 Sie m\u00fcssen in Ihrem Keller also keinen Platz f\u00fcr physische Archive schaffen. Ungeachtet der Aufbewahrungsform ist eines wichtig: Die Unterlagen m\u00fcssen w\u00e4hrend der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Der Gesetzgeber schreibt f\u00fcr das Aufbewahren bestimmter Gesch\u00e4ftsunterlagen Formen vor:<\/p>\n Moderne Archivierungssoftware unterst\u00fctzt Sie bei Ihrem digitalen Archiv. So erf\u00fcllen Sie Ihre Pflichten zur revisionssicheren Archivierung, und damit die Anforderungen aus der DSGVO. Zu beachten ist, dass Bewerbungsunterlagen in der Regel nach sechs Monaten gel\u00f6scht werden m\u00fcssen, soweit die Stellensuchenden einer l\u00e4ngeren Aufbewahrung nicht zugestimmt haben.<\/p>\n Nat\u00fcrlich werden auch E-Mails und alles, was Sie elektronisch empfangen und versenden, nicht von der Aufbewahrungsfrist ausgenommen. Im Falle von Bewerbungen ist es ratsam, eine individuelle E-Mail-Adresse f\u00fcr den Bewerbungsempfang (z. B. „bewerbung@firma.de“) einzurichten, um den L\u00f6schpflichten der DSGVO nachzukommen. In unserem Artikel „Rechtssichere E-Mail-Archivierung: Transparenzpflichten erf\u00fcllen<\/a>“ sind wir konkret geworden und geben Ihnen praktische Tipps an die Hand.<\/p>\n Da die Beweislast in der Rechtssprechung immer beim Steuerpflichtigen liegt, ist es zu Ihrem eigenen Nachteil, wenn Sie gegen die Aufbewahrungsfristen versto\u00dfen. Als Steuerpflichtiger sind Sie in der Pflicht, steuerentlastende und -mindernde Tatsachen zu beweisen. In der Folge ist die Finanzbeh\u00f6rde berechtigt, aufgrund von Mangel an Beweiskraft Ihre Besteuerungsgrundlagen zu sch\u00e4tzen \u2013 und das kann teuer werden! Denn schlimmstenfalls wird der H\u00f6chstbetrag f\u00fcr Unternehmen angesetzt. So k\u00f6nnte die Finanzbeh\u00f6rde Vergleichszahlen aus der Branche als Grundlage f\u00fcr die Berechnung nutzen.<\/p>\n Ein Versto\u00df gegen die Aufbewahrungsfristen ist immer auch ein Versto\u00df gegen die Buchf\u00fchrungs- und Aufzeichnungspflichten. Verletzen Sie diese Pflichten, k\u00f6nnen Sanktionen die Folge sein. Geldbu\u00dfen in H\u00f6he von 5.000 Euro bei Unternehmen und 500 Euro bei Privatpersonen sind relativ \u00fcblich. An die rechtzeitige L\u00f6schung von personenbezogenen Daten muss ebenfalls gedacht werden.<\/p>\n Aufbewahrungsfristen sind eine gute Grundlage f\u00fcr die Erstellung eines L\u00f6schkonzeptes, dessen Notwendigkeit sich aus den Vorgaben der Datenschutz-Grundveordnung (DSGVO) ergibt. Wie wichtig die L\u00f6schpflicht f\u00fcr Unternehmen ist, zeigte j\u00fcngst ein Bu\u00dfgeld in Millionenh\u00f6he. Im Oktober 2019 hatte sich die Deutsche Wohnen SE ein Bu\u00dfgeld<\/a> in H\u00f6he von rund 14,5 Mio. Euro von der Berliner Beauftragten f\u00fcr Datenschutz und Informationsfreiheit eingefangen, weil ihre eingesetzte Software keine geeigneten L\u00f6schroutinen hatte.<\/p>\n Nicht nur aufgrund dieser m\u00f6glichen Sanktionen ist es ratsam, die Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Auch in F\u00e4llen, in denen Vollmachten und Urkunden fehlen, k\u00f6nnen Gerichtsprozesse einen unerfreulichen Ausgang haben. Neu erworbene Immobilien, bei denen nicht durch die Unterlagen nachgewiesen werden kann, dass M\u00e4ngel bestanden haben, k\u00f6nnen richtig teuer werden. Im Interesse jedes Unternehmers, Selbstst\u00e4ndigen und auch jeder Privatperson sind die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Die Informationspflichten seitens Unternehmen sind seit Bestehen der DSGVO deutlich strenger geworden. Auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wirkt sich dies aus. Unseren heutigen Ratgeber m\u00f6chten wir daf\u00fcr nutzen, Sie \u00fcber die Aufbewahrungsfristen und der damit verbundenen L\u00f6schpflicht aufzukl\u00e4ren. Aufbewahrungsfristen \u2013 wozu eigentlich? Wir alle versuchen, Papier und M\u00fcll einzusparen \u2013 doch nicht jede Quittung darf … <\/p>\n\n
Konkret: Aufbewahrungspflichten f\u00fcr gesch\u00e4ftlich und privat<\/h2>\n
Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Unternehmen<\/h3>\n
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Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Privatpersonen & Selbstst\u00e4ndige<\/h3>\n
Aufbewahrungsfristen in der Praxis<\/h2>\n
Digital oder physisch \u2013 Arten der Aufbewahrung<\/h3>\n
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Folgen bei Verst\u00f6\u00dfen gegen die Aufbewahrungsfristen<\/h2>\n