Die Digitalisierung im Arbeitsleben, die nicht zuletzt durch die Corona-Krise noch mal beschleunigt wurde, macht die effiziente digitale Kommunikation zur Grundlage f\u00fcr eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Hier lohnt sich f\u00fcr viele Unternehmen der Einsatz einer Messenger-App. Doch einfach WhatsApp herunterladen und loslegen funktioniert nicht \u2013 Unternehmen m\u00fcssen sich auch in der internen Kommunikation DSGVO-konform verhalten. Deshalb gilt es, den Business Messenger wohl durchdacht auszuw\u00e4hlen. Im heutigen Beitrag nennen wir Ihnen gute Gr\u00fcnde f\u00fcr die Kommunikation per Messenger im Unternehmen und geben Ihnen Tipps zur Auswahl und Nutzung.<\/p>\n
In der Corona-Krise mussten Unternehmen auf Remote-Work umstellen: Mitarbeitende waren und sind im Home-Office, die Kommunikation musste dennoch am Laufen bleiben. F\u00fcr solche F\u00e4lle, aber auch grunds\u00e4tzlich zum Vereinfachen von Abstimmungs- sowie Kommunikationsprozessen sind Messenger eine gute Alternative zur E-Mail: Das Smartphone hat man f\u00fcr gew\u00f6hnlich immer dabei, alle, die angesprochen werden sollen, erfahren Dringliches zeitnah. Ebenso bieten viele Business Messenger Desktop-Versionen ihrer Apps an. Doch auch die z\u00fcgige Kommunikation mit Dienstleistern, Kunden oder Lieferanten wird durch Messenger vereinfacht.<\/p>\n
Interaktionen und ein soziales Miteinander \u2013 auch auf digitalem Wege \u2013 f\u00f6rdern dar\u00fcber hinaus das Wir-Gef\u00fchl im Unternehmen. Das erh\u00f6ht nicht nur die Motivation der Belegschaft, sondern kann dazu beitragen, die Produktivit\u00e4t ebenfalls zu steigern: Dokumente sollen z\u00fcgig zum Kunden gelangen, der sich jedoch auf Dienstreise befindet, ein Video-Call mit Partnern sorgt f\u00fcr eine schnelle Abstimmung oder der Vertrieb schickt Informationen an die Buchhaltung \u2013 per Messenger alles kein Problem. Alle Mitarbeitenden lassen sich gemeinsam oder gezielt einzeln erreichen; Messenger vereinfachen den Zugang zu relevanten Informationen.<\/p>\n
Eine Studie des Digitalverbands Bitkom<\/a> (PDF) zeigte im Mai 2021, dass 66 Prozent aller Unternehmen Messenger f\u00fcr die interne sowie externe Kommunikation nutzten \u2013 ein Plus von 50 Prozent zum Vorjahr. Allerdings braucht es zweierlei, um Messenger im Unternehmen erfolgreich zu etablieren: Sichere Endger\u00e4te und Business Messenger, die rechtssicher \u2013 allem voran DSGVO-konform \u2013 genutzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Die Rechtslage ist komplex: personenbezogene Daten wollen genauso gesch\u00fctzt werden wie Gesch\u00e4ftsgeheimnisse. Werden bei der internen oder externen Kommunikation Datenschutzvorgaben verletzt, drohen mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Sanktionen von bis zu 4 Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes oder 20 Millionen Euro \u2013 je nachdem, was h\u00f6her ausf\u00e4llt. Hinzu k\u00f6nnen Schadenersatz- sowie Unterlassungsanspr\u00fcche kommen, wenn betroffene Personen ihre Rechte bei Datenschutzverletzungen geltend machen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG)<\/a> sind weiter zu beachten (die DSGVO hat Vorrang vor den telekommunikationsrechtlichen Spezialregeln aus dem TTDSG \u2013 wenn es sich nicht um \u00f6ffentlich zug\u00e4ngliche elektronische Kommunikationsdienste handelt, wie es bei Messengern der Fall sein soll).<\/p>\n Doch auch das Gesetz zum Schutz von Gesch\u00e4ftsgeheimnissen (GeschGehG) muss beachtet werden: geheime Informationen sind mit angemessenen Ma\u00dfnahmen zu sch\u00fctzen. Problematisch beim Einsatz von Messengern im Unternehmen sind diverse Punkte:<\/p>\n Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, in der Gestaltung ihrer Kommunikation ein \u201eangemessenes\u201c Datenschutzniveau umzusetzen. Zieht das Verarbeiten personenbezogener Daten keine oder geringe Risiken f\u00fcr die Rechte und Freiheiten Betroffener nach sich, so ist das Schutzniveau \u201eangemessen\u201c. Auch f\u00fcr Gesch\u00e4ftsgeheimnisse verlangt der Gesetzgeber \u201eangemessene\u201c Geheimhaltungsma\u00dfnahmen. Diese k\u00f6nnen sich mit denen zum Schutz personenbezogener Daten \u00fcberschneiden: eine umfassende Verschl\u00fcsselung etwa sch\u00fctzt in beiden F\u00e4llen \u201eangemessen\u201c, ist jedoch nur ein Baustein f\u00fcr sicheres Messaging im Unternehmen.<\/p>\n Es w\u00e4re sch\u00f6n einfach, wenn Sie sich lediglich einen Messenger empfehlen lassen m\u00fcssten, der alle Anforderungen erf\u00fcllt \u2013 leider ist es nicht so leicht. Denn je nach Organisation unterscheiden sich die Anspr\u00fcche an den Business Messenger. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:<\/p>\n \u00dcberlegen Sie anschlie\u00dfend, welche Daten Sie beim Business Messaging verarbeiten: Besch\u00e4ftigtendaten mit gro\u00dfer Sicherheit, wenn Sie intern kommunizieren. Kommen auch Daten Dritter hinzu? Gesch\u00e4ftsgeheimnisse oder Daten besonderer Kategorie wie etwa Gesundheitsdaten? Haben Sie diese Informationen zusammengetragen, gilt es, das Datenschutz- und Geheimhaltungsniveau zu bestimmen, um \u201eangemessene\u201c Schutzma\u00dfnahmen ergreifen zu k\u00f6nnen. Daf\u00fcr teilen Sie alle potenziell betroffenen Daten in Schutzklassen ein.<\/p>\n Zeigt Ihre Analyse, dass Sie h\u00e4ufig sensible Dokumente per Messenger austauschen, beispielsweise Auftr\u00e4ge oder andere Gesch\u00e4fts- sowie Handelsbriefe, dann steht ein professionelles Datenmanagement im Fokus der Funktionalit\u00e4t. M\u00f6chten Sie den Messenger im Unternehmen deshalb einf\u00fchren, weil Sie die informelle und\/ oder private Kommunikation st\u00e4rken wollen, setzen Sie Vertraulichkeit in den Vordergrund Ihrer \u00dcberlegungen.<\/p>\n Durch Ihre Analyse wissen Sie, wof\u00fcr Sie den Messenger im Unternehmen einsetzen. F\u00fcr diese Zwecke ben\u00f6tigen Sie auch eine Rechtsgrundlage. Einwilligungen sind gerade im Besch\u00e4ftigtenkontext kritisch: Sie m\u00fcssen freiwillig und informiert abgegeben werden, m\u00fcssen widerrufbar und nachweisbar sein. Ein Ausschluss aus der Kommunikation als Konsequenz der fehlenden Einwilligung oder Weisungen von F\u00fchrungskr\u00e4ften lassen die Freiwilligkeit beim Einwilligen vermissen. Als weitere Rechtsgrundlagen kommen zum Beispiel Vertr\u00e4ge, rechtliche Verpflichtungen (Aufbewahrungsfristen beispielsweise) oder auch das berechtigte Interesse in Frage.<\/p>\n Sie haben nun die interne Seite analysiert \u2013 das ist nur ein Teil der notwendigen Transparenz. Der andere Teil folgt nun: Sie sammeln Informationen \u00fcber verschiedene Dienste, damit Sie eine Risikobewertung durchf\u00fchren k\u00f6nnen. Dazu geh\u00f6ren:<\/p>\n Sind Sie in Ihrer Analyse zu dem Schluss gekommen, dass die Nutzung des Messengers im Unternehmen ein geringes oder normales Risiko mit sich bringt, sind Sie in der Pflicht, die Pr\u00fcfung regelm\u00e4\u00dfig zu wiederholen. Geht ein hohes Risiko mit der Datenverarbeitung einher, m\u00fcssen Sie eine Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung (DSFA) durchf\u00fchren. Dies ist etwa der Fall, wenn der Standort von Nutzenden getrackt wird oder Gesundheitsdaten verarbeitet werden.<\/p>\n Dienstanbieter, die Transparenz zeigen und belegen k\u00f6nnen, dass Daten ausschlie\u00dflich fl\u00fcchtig verarbeitet und unmittelbar wieder gel\u00f6scht werden, sind zu bevorzugen. Denn so wird auch Ihr Aufwand zum Umsetzen von Betroffenenrechten deutlich geringer, \u00fcber die Sie sich ebenfalls Gedanken machen m\u00fcssen.<\/p>\n Sie sehen: Sie haben viel zu tun, wenn Sie f\u00fcr Ihre interne oder externe Kommunikation einen Messenger im Unternehmen einsetzen m\u00f6chten. Vielleicht erstellen Sie ein internes \u201eTeam Messenger\u201c, in dem auch Rechtsexperten daf\u00fcr sorgen, dass der Messengereinsatz in Ihrem Unternehmen rechtssicher erfolgt. M\u00f6chten Sie Unterst\u00fctzung f\u00fcr dieses Projekt? Z\u00f6gern Sie nicht, Kontakt zu uns<\/a> aufzunehmen \u2013 gerne beraten wir Sie umfassend!<\/p>\n Im Folgenden fassen wir die Punkte zur Auswahl eines Messengers f\u00fcr Ihr Unternehmen zusammen \u2013 gerne k\u00f6nnen Sie diese Zusammenfassung wie eine Checkliste nutzen:<\/p>\n Die Digitalisierung im Arbeitsleben, die nicht zuletzt durch die Corona-Krise noch mal beschleunigt wurde, macht die effiziente digitale Kommunikation zur Grundlage f\u00fcr eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Hier lohnt sich f\u00fcr viele Unternehmen der Einsatz einer Messenger-App. Doch einfach WhatsApp herunterladen und loslegen funktioniert nicht \u2013 Unternehmen m\u00fcssen sich auch in der internen Kommunikation DSGVO-konform verhalten. Deshalb … <\/p>\nMessenger im Unternehmen und die Gesetze<\/h3>\n
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\u00dcberlegungen: So finden Sie den richtigen Messenger<\/h2>\n
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Interne Analysen f\u00fcr den Messengereinsatz<\/h3>\n
Business Messenger durchleuchten<\/h2>\n
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Zusammenfassung: Messenger im Unternehmen<\/h2>\n
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