Mit der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs entsteht automatisch eine Datenmenge, die gespeichert und aufbereitet wird. Der Datenschutz ist somit auch in der Fahrtenbuch-Branche ein wichtiges Thema, \u00fcber das ihr euch vor dem Erwerb informieren solltet.<\/p>\n
Wenn ein elektronisches Fahrtenbuch eingesetzt werden soll, sind folgende Kriterien<\/strong> bei der Auswahl zu beachten:<\/p>\n \u2022 Ist die eingesetzte Technik manipulationssicher? Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuches ist es ratsam eine Variante zu w\u00e4hlen, die die M\u00f6glichkeit bietet ohne GPS<\/strong> zu fahren. Dennoch bleibt dann zu beachten, dass man im Fahrtenbuch zwar nicht angeben muss wohin eine Privatfahrt geht, die anderen Eckdaten, wie der Kilometerstand, m\u00fcssen jedoch trotzdem eingetragen werden. Nur so wird ein regelkonformes Fahrtenbuch<\/strong> gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n In Deutschland finden sich die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum elektronischen Fahrtenbuch in der DSGVO<\/strong> (Datenschutzgrundverordnung) und im neuen BDSG<\/strong> (Bundesdatenschutzgesetz). Personenbezogene Daten von Arbeitnehmern d\u00fcrfen hiernach nur in begrenztem Umfang erhoben und verarbeitet werden.<\/p>\n Durch GPS ist es m\u00f6glich, den Aufenthaltsort von Mitarbeitern in ihren Fahrzeugen permanent zu \u00fcberwachen. Eine solche \u00dcberwachung kann auf die Mitarbeiter einen enormen psychischen Druck aus\u00fcben.<\/p>\n Wichtigster Punkt in Sachen Datenschutz beim elektronischen Fahrtenbuch ist die freiwillige schriftliche Einwilligung des jeweiligen Angestellten. Gibt der Mitarbeiter sein Einverst\u00e4ndnis, darfst du bestimmte Informationen zur Dokumentation der Fahrten im Dienstauto erheben. Dazu geh\u00f6ren Wegzeiten, Fahrzeugf\u00fchrer und nat\u00fcrlich die gew\u00e4hlten Routen. Ein ordnungsgem\u00e4\u00dfes Fahrtenbuch muss unter anderem zeitnah und in geschlossener Form gef\u00fchrt werden. Wenn ihr einen Betriebsrat habt, muss mit diesem eine Betriebsvereinbarung zur GPS-\u00dcberwachung getroffen werden. Inhalt dieser Vereinbarung sollten vor allem datenschutzrechtliche Aspekte wie z.B. Aussagen zur Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Auswertung der erhobenen Daten sein.<\/p>\n Ein Problemfeld bei den elektronischen Fahrtenb\u00fcchern ist die Manipulationssicherheit der Daten. Zurzeit wird von den Finanzbeh\u00f6rden die technische Gew\u00e4hrleistung verlangt, dass eine nachtr\u00e4gliche \u00c4nderung der Daten im Fahrtenbuch ausgeschlossen ist bzw. dokumentiert wird. Anderenfalls werden die angegebenen Daten von der Finanzbeh\u00f6rde nicht anerkannt.<\/p>\n Apropos Finanzamt: Ein ordnungsgem\u00e4\u00dfes Fahrtenbuch muss zwingend diese Anforderungen erf\u00fcllen, damit es die Beh\u00f6rde akzeptiert:<\/strong><\/p>\n \u2022 Jede Fahrt muss mit Datum, Abfahrtsort, Ziel und Zweck eingetragen sein. Wichtig f\u00fcr die Versteuerung des Firmenwagens ist hier, dass auch alles rund um das Fahrtenbuch und die Fahrtkostenerstattung 10 Jahre aufbewahrt<\/strong> werden m\u00fcssen.<\/p>\n Es ist m\u00f6glich, die von einem On-Board-Diagnose (OBD) Fahrtenbuchstecker protokollierten Informationen anonymisiert<\/strong> an ein Rechenzentrum zu \u00fcbermitteln. Dies sollte nach einem SSL-Verschl\u00fcsselungssystem<\/a> erfolgen. Man sollte dabei jedoch darauf achten, dass die Daten sicher gespeichert werden. Ein Beispiel einer solchen Aufbewahrung von Daten w\u00e4re eine Cloud-L\u00f6sung<\/strong>, bei der die Verwaltung und Speicherung aller Kundendaten auf verschl\u00fcsselten Servern erfolgt. Das bedeutet, dass Fahrtenbuchdaten vor fremdem Zugriff durch Einhaltung h\u00f6herer IT-Sicherheitsstandards gesch\u00fctzt sein sollten. Durch diese Cloud-L\u00f6sung k\u00f6nnen die Daten durch regelm\u00e4\u00dfige Speicherung in einem verschl\u00fcsselten<\/strong> Back-Up<\/strong> nicht verloren gehen. Praktisch daran ist zudem, dass man die M\u00f6glichkeit hat, die Daten jederzeit anzusehen oder wiederherzustellen.<\/p>\n
\n\u2022 Wird diese Technik auch vom Finanzamt anerkannt und ist damit rechtssicher?
\n\u2022 Werden Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald sich das Fahrzeug in Bewegung setzt?
\n\u2022 Sind Korrekturen aufgezeichneter Fahrten auf einen Zeitraum von 7 Tagen beschr\u00e4nkt?
\n\u2022 Ist bei Privatfahrten der Datenschutz gew\u00e4hrleistet (z. B. anonymisierte Aufzeichnung oder Ausschaltung der Ortungsfunktion) bzw. kann auch w\u00e4hrend einer Fahrt zwischen Privat- und dienstlicher Strecke unterschieden werden?<\/p>\nGPS Tracking darf nur auf Wunsch erfolgen<\/h2>\n
Anerkennung durch Finanzbeh\u00f6rden<\/h3>\n
\n\u2022 Die Fahrten m\u00fcssen vollst\u00e4ndig aufgezeichnet sein.
\n\u2022 Die Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen, das hei\u00dft, Eintr\u00e4ge im Nachhinein sind nicht erlaubt.
\n\u2022 Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form aufweisen \u2013 entweder auf Papier oder in der digitalen Fassung.<\/p>\nVerschl\u00fcsselung<\/h3>\n
Fazit zum datenschutzkonformen Einsatz des elektronischen Fahrtenbuchs<\/h2>\n