Microsoft 365 Copilot: Eine KI-Revolution im Arbeitsalltag?

Revolutionierender Helfer oder Überwachungsrisiko?

In einer Welt, in der die Digitalisierung unaufhörlich fortschreitet, rücken Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen immer mehr in den Fokus der modernen Arbeitswelt. Microsofts neueste Innovation, der „Copilot“ für Microsoft 365, sorgt derzeit für viel Gesprächsstoff. Das Versprechen: eine Revolution in Sachen Produktivität und Effizienz. Doch ist der Einsatz von Microsoft Copilot auch datenschutzkonform? In diesem Blogbeitrag gehen wir dieser Frage auf den Grund.

Was ist Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist ein KI-gestütztes Tool, dessen Funktionalität weitreichend in den Arbeitsalltag eingreifen kann. Ob als Chat-Assistent oder integriert in Anwendungen wie Excel, SharePoint oder PowerPoint – Copilot vereinfacht Prozesse durch Echtzeitzugriff auf Daten und benutzerangepasste Antworten. Mithilfe von Large Language Models (LLMs), großen KI-Sprachmodellen, versteht und generiert der Copilot Inhalte basierend auf den gespeicherten Daten in der Cloud.

Ein Beispiel: Sie könnten in Teams einen Meeting-Zusammenfassungsbericht anfordern und Copilot würde diesen unter Verwendung der vorhandenen Meeting-Notizen und Aufzeichnungen generieren.

Hauptmerkmale des Copilot

Der Copilot wendet maschinelles Lernen an, um die folgenden Funktionen zu unterstützen:

• Automatisierung von Aufgaben: Sie können automatisierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben erstellen.

• Datenanalyse: Copilot kann komplexe Datenanalysen durchführen und qualifizierte Komponenten aus diesen Analysen hervorbringen.

• Sprachbefehle: Nutzer können mit natürlicher Sprache Aufträge geben, und Copilot wird entsprechend reagieren.

• Integration mit Microsoft 365: Alle Funktionen sind tief in Microsoft-Produkte wie Word, Excel, PowerPoint und Teams integriert.

Potenzielle Einsatzbereiche

• Unternehmensplanung: Copilot kann bei der Projektplanung unterstützen, indem es Daten zusammenführt und auswertet, Zeitpläne optimiert und Ressourcenallokation erleichtert.

• Kundenservice: Für den Kundenservice könnte Copilot Standardanfragen automatisch bearbeiten und so zu einer schnelleren Reaktionszeit führen.

• Content Creation: Im kreativen Bereich könnte Copilot dabei helfen, Ideen zu generieren oder Entwürfe für Präsentationen und Dokumente zu erstellen.

Unterschiedliche Versionen für verschiedene Anforderungen

Es gibt verschiedene Copilot-Varianten, die auf unterschiedliche Anwendergruppen zugeschnitten sind. Während der Microsoft Copilot eher für Privatpersonen und Nutzer ohne strikte Datenschutzauflagen gedacht ist, wurde der Microsoft 365 Copilot speziell für den Unternehmensgebrauch entwickelt. Hier liegt der Fokus auf Datenschutz und Integration in das Microsoft 365 Ökosystem.

1. Microsoft Copilot: Eine allgemeine Version, die kostenlos im Browser Edge, Windows 11 und Bing verfügbar ist und verschiedene Funktionen wie Fragen beantworten, Texte erstellen oder überarbeiten und Daten analysieren ermöglicht.
2. Microsoft Copilot Pro: Der Microsoft Copilot Pro ist eine kostenpflichtige Version (ca.22 € pro Monat/User zusätzlich mit einer MS365 Single/Family – Lizenz) für Privatanwender, die erweiterte KI-Funktionen für Office-Apps zur Verfügung stellt, einschließlich Zugang zu GPT-4 auch während hoher Auslastung.
3. Microsoft Copilot mit kommerziellem Datenschutz: Der „Copilot mit kommerziellem Datenschutz“ ist eine datenschutzfreundlichere Variante im M365-Umfeld (kostenlos integriert in einer MS365 Business Standard/Premium, und E3/E5/F3 – Lizenz), wobei weitere Vereinbarungen zur Datensicherheit erforderlich sind.
4. Microsoft 365 Copilot: Diese Version ist speziell für Unternehmen ausgelegt (ca.30 € pro Monat/User zusätzlich mit einer MS365 Business Standard/Premium oder MS365/Office E3 bzw. E5 – Lizenz) und wird durch die üblichen Geschäftsverträge gedeckt. Wichtig hier: der Microsoft 365 Copilot respektiert die sensiblen Unternehmensdaten und Zugriffsrechte der Benutzer.
5. Microsoft Copilot Security: Seit dem 1. April 2024 stellt Microsoft den Copilot für Security zur Verfügung, ein KI-Tool zur Unterstützung von Unternehmen im Bereich Sicherheit. Es wird auf Stundenbasis abgerechnet (Pay-as-you-go) und kombiniert Microsoft-Daten zu Bedrohungen mit Expertise, um schnell Entscheidungen zu treffen. Der Preis beträgt ca. 4€ pro Stunde, ohne Nutzer- oder Gerätelimit und wird monatlich abgerechnet.

Microsoft Copilot

Der „Copilot“ im Browser Edge erlaubt Microsoft beispielsweise die Nutzung von In- und Output für eigene Zwecke, einschließlich Veröffentlichung. Copilot ist über www.bing.com/copilot oder über die Seitenleiste im Browser Microsoft Edge sowie in der Microsoft Edge Mobile App verfügbar. Er kann Fragen beantworten, Texte erstellen oder überarbeiten, Daten analysieren und vieles mehr.

In Copilot ist auch der Bildgenerator DALL-E integriert. Damit kann ganz einfach via Texteingabe ein Bild generiert werden.

Microsoft Copilot Pro

Copilot Pro ist die neue Bezahlversion für Privatanwender. Auch nicht-kommerzielle Nutzer erhalten nun für 22 Euro pro Monat eine ganze Reihe von professionellen Copilot-Funktionen.

Für Abonnenten von Microsoft 365 Personal oder Family werden die Copilot-Erweiterungen in die Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote integriert.

Die KI-Dienste sind über verschiedene Gerätekategorien nutzbar, vom Web über PC bis zum Smartphone. Auf GPT-4 Turbo kann auch in Hochlastzeiten zugegriffen werden.

Neue KI-Bildgenerierungen sind über den Image Creator im Designer verfügbar.

Mit dem Copilot GPT Builder wird es in Kürze möglich sein, individuelle Lösungen nach dem Vorbild von ChatGPT für selbst gewählte Fachgebiete zu erstellen.

 

Microsoft Copilot mit kommerziellem Datenschutz

Unternehmen sollten – wenn sie die Funktionen des Copilot nutzen möchten – wenigstens den „Copilot mit kommerziellem Datenschutz“, der in den M365-Angeboten für Unternehmen enthalten ist, in Betracht ziehen. Bei diesem werden die persönlichen und Unternehmensdaten mutmaßlich auf einem Basislevel geschützt.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der „Copilot mit kommerziellem Datenschutz“ für eine datenschutzkonforme Nutzung zusätzliche Vereinbarungen erfordert. Obwohl Microsoft versichert, dass die Daten nicht für eigene Zwecke verwendet und nur für die Dauer der Nutzung gespeichert werden, gibt es datenschutzrechtliche Bedenken. Unternehmen sollten daher vorsichtig sein, da der „Copilot mit kommerziellem Datenschutz“ nicht unter den standardmäßigen Verträgen wie dem „Microsoft Customer Agreement“ (MCA) und dem „Data Processing Addendum“ (DPA) fällt.

 

Microsoft 365 Copilot

Um den Datenschutz und die Geheimhaltung für Unternehmen zu gewährleisten, empfiehlt sich die Nutzung von „Copilot für Microsoft 365“. Diese Dienste werden durch Business-Verträgen wie dem MCA (Microsoft Customer Agreement) abgeschlossen und unterliegen dem DPA (Data Processing Addendum) von Microsoft. Es besteht auch die Möglichkeit, Zusatzvereinbarungen für Unternehmen mit speziellen Anforderungen zu treffen.

Microsoft stellt ab dem 1. April 2024 den Copilot für Security zur Verfügung, ein KI-Tool, das Unternehmen im Bereich Sicherheit unterstützen soll. Der KI-Assistent kann von Administratoren und Sicherheitsteams zur Abwehr und Analyse von Bedrohungen genutzt werden. Anders als bei anderen Copilot-Versionen, die auf monatlicher Nutzerbasis abgerechnet werden, basiert das Preismodell des Security Copilot auf einer Nutzungsbasis (Pay-as-you-go), bei dem die KI nach Stunden bezahlt wird.

Nach einer einjährigen Preview-Phase nur für ausgewählte Kunden wird der Copilot für alle Microsoft-Geschäftskunden verfügbar sein. Der KI-Assistent kombiniert Microsoft Daten zu Bedrohungen mit Expertise, um die Sicherheitslandschaft zu durchleuchten, Bedrohungen zu korrelieren und schnell Entscheidungen zu treffen. Er ist in 25 Sprachen verständlich und kann in acht Sprachen antworten und funktioniert über eine Chat-Oberfläche. Er kann Prompts speichern, Informationen auf einem Pinboard anheften und Fehler können direkt über einen Feedback-Button gemeldet werden.

In der Testphase konnte der Copilot die Effizienz der Analysen seiner Nutzer um 22 Prozent steigern und die Genauigkeit um 7 Prozent verbessern, wobei 97 Prozent der Tester angaben, ihn wieder verwenden zu wollen. Die Kosten betragen $4 pro Stunde und das Tool ist auf verschiedenen Geräten ohne Nutzer- oder Gerätelimit einsatzfähig, wobei nur die genutzten Stunden berechnet werden.

 

Microsoft Copilot Security

Seit dem 1. April 2024 stellt Microsoft den Copilot für Security zur Verfügung, ein KI-Tool, das Unternehmen im Bereich Sicherheit unterstützen soll. Der KI-Assistent kann von Administratoren und Sicherheitsteams zur Abwehr und Analyse von Bedrohungen genutzt werden. Anders als bei anderen Copilot-Versionen, die auf monatlicher Nutzerbasis abgerechnet werden, basiert das Preismodell des Security Copilot auf einer Nutzungsbasis (Pay-as-you-go), bei dem die KI nach Stunden bezahlt wird.

Nach einer einjährigen Preview-Phase nur für ausgewählte Kunden wird der Copilot für alle Microsoft-Geschäftskunden verfügbar sein. Der KI-Assistent kombiniert Microsoft Daten zu Bedrohungen mit Expertise, um die Sicherheitslandschaft zu durchleuchten, Bedrohungen zu korrelieren und schnell Entscheidungen zu treffen. Er ist in 25 Sprachen verständlich und kann in acht Sprachen antworten und funktioniert über eine Chat-Oberfläche. Er kann Prompts speichern, Informationen auf einem Pinboard anheften und Fehler können direkt über einen Feedback-Button gemeldet werden.

In der Testphase konnte der Copilot die Effizienz der Analysen seiner Nutzer um 22 Prozent steigern und die Genauigkeit um 7 Prozent verbessern, wobei 97 Prozent der Tester angaben, ihn wieder verwenden zu wollen. Die Kosten betragen $4 pro Stunde und das Tool ist auf verschiedenen Geräten ohne Nutzer- oder Gerätelimit einsatzfähig, wobei nur die genutzten Stunden berechnet werden.

Datenverarbeitung und Datenschutz

Obwohl Microsoft Copilot eine Vielzahl an Möglichkeiten für Unternehmen und Einzelpersonen bietet, bestehen Bedenken, dass es auch ein potenzielles Überwachungsrisiko darstellen könnte. Der Schlüsselaspekt dieser Bedenken ist, dass alle eingegebenen Daten analysiert und verarbeitet werden müssen, was bedeutet, dass Microsoft im Grunde Zugriff auf eine Menge an sensiblen Informationen haben könnte.

Copilot verarbeitet die Daten in der Microsoft Cloud, wobei der Serverstandort für Unternehmen in Europa liegt.

Die Prompts (= Eingaben/Anfragen an Copilot) werden auf Unternehmensdaten bezogen per Graph API (Schnittstelle), durch Copilot an das Large Language Modell (LLM) übermittelt, das wiederum Antworten erzeugt, die dann nochmals geprüft und an den Nutzer zurückgegeben werden.

Für Kunden in der EU arbeitet Copilot mit der Open-AI-Instanz, die innerhalb derselben Region liegt, in der sich auch der Microsoft-365-Mandant befindet. Bei hoher Auslastung innerhalb einer bestimmten Region kann der Prompt an eine andere Region gesendet werden. Für Daten von EU-Kunden gilt – gemäß der EU Data Boundary: Bei der Weiterleitung eines Prompts an eine andere Region, dürfen die Daten niemals den Kontinent verlassen.

Bei der EU Data Boundry (EU Datengrenze) handelt es sich um ein Programm von Microsoft, das zum Ziel hat, Daten von EU Mandanten ausschließlich in der EU zu verarbeiten, um Konflikte mit der Datenschutzgrundverordnung zu vermeiden.

Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, welche Version für ihre Anforderungen am besten geeignet ist, um Datenschutzbedenken auszuräumen.

Was muss beachtet werden?

Bevor Unternehmen Microsoft 365 Copilot einsetzen, sollten sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und ein starkes Berechtigungskonzept umsetzen. Zudem ist eine umfassende Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Copilot erforderlich, um die Risiken zu minimieren. Durch eine sorgfältige Planung und Implementierung können Unternehmen die Vorteile von Microsoft 365 Copilot nutzen, ohne die Sicherheit ihrer Daten zu gefährden.

Microsofts Antworten auf Datenschutzbedenken

Microsoft hat betont, dass Datenschutz und Sicherheit bei der Entwicklung von Copilot eine hohe Priorität hatten. Datenverarbeitung und -speicherung erfolgen unter strengen Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Regeln, um sicherzustellen, dass Kundeninformationen geschützt sind. Darüber hinaus gibt es strenge Zugangskontrollen für Nutzerdaten, um sicherzustellen, dass nur berechtigte User auf sensible Informationen zugreifen können.

Ob dies so der Wahrheit entspricht, weiß nur Microsoft selbst!

 

Empfehlungen für Unternehmen

• DSGVO-konforme Dokumentation: Ein klar definiertes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzung sind essentiell für den Nachweis des sicheren Umgangs mit den KI-Tools.
• Berechtigungsmanagement: Die Zugriffsrechte sollten streng nach dem Need-to-Know-Prinzip geregelt werden.
• Sicherheitsmaßnahmen: Vor dem Einsatz ist die Sicherheitslage zu beurteilen und zu optimieren. Sensible Daten sollten besonders überwacht werden.
• Microsoft 365 Copilot langsam implementieren: Unternehmen sollten zunächst mit kleinen Prozessen, die sie gut kennen, starten, um erste Erfahrungen mit Copilot zu sammeln und die Auswirkungen des KI-Einsatzes im Arbeitsalltag zu verstehen.
• Schulung der Mitarbeiter: Vor der Einführung der neuen KI-Lösungen ist eine umfassende Schulung des Personals entscheidend.

Risikomanagement bei der Nutzung von KI-Systemen

Trotz der vielversprechenden Möglichkeiten sollten Unternehmen das Risiko von Datenschutzverletzungen und die Herausforderung des Berechtigungsmanagements nicht unterschätzen. Die menschliche Kontrolle von KI-generierten Inhalten bleibt unumgänglich, um Fehler und mögliche Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Fazit

Microsoft macht es Unternehmen durch die stetige Weiterentwicklung und Anpassung ihrer KI-Tools nicht leicht, den Überblick zu behalten. Mit dem Microsoft 365 Copilot steht nun eine Option zur Verfügung, die sich nahtlos in das Unternehmensumfeld einfügt und einen vertraglich geregelten, datenschutzkonformen Einsatz ermöglicht. Trotz des potenziellen Mehrwerts sollten Unternehmen jedoch sorgfältig abwägen, wie und in welchem Maße sie die KI-Tools einsetzen und dabei Datenschutz und Betriebsrisiken im Blick behalten. Die Technologie ist da, doch sie verlangt nach verantwortungsbewusstem Umgang und strategischer Implementierung.

Für Organisationen, die mit sensiblen Daten arbeiten, ist es essentiell, einen klaren und sicheren Rahmen für die Nutzung von Copilot zu schaffen. Dies erfordert eine sorgfältige Prüfung der IT-Infrastruktur, strikte Datenschutzrichtlinien und eine fundierte Schulung und Aufklärung aller Beteiligten.

Insgesamt bleibt Microsoft 365 Copilot ein vielversprechendes Tool, das jedoch mit Bedacht und unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen eingesetzt werden sollte.